OutLecSynk

OutLecSynk er et tilføjelsesprogram til Outlook, der har en række funktioner, der er tiltænkt ledere, studievejledere, administrativt personale og lærere på gymnasier, der anvender Lectio.

Download OutLecSynk
Windows Version 1.07  (31/1-2023) ~4MB 
30 dages prøveversion
Hvis du får advarsel om ‘ukendt udvikler’ under installationen skal du klikke ‘mere information’ og ‘Kør alligevel’

Synkronisering af kalender
OutLecSynk synkroniserer aftaler mellem Lectio og Outlook, begge veje. En aftale der oprettes i Outlook bliver automatisk overført til Lectio. En aftale der oprettes i Lectio, bliver ligeledes automatisk oprettet i Outlook-kalenderen.
Der er funktioner som passer på, at personoplysninger i aftaler ikke overføres til Lectio.

Lectiobeskeder til mail
OutLecSynk checker automatisk Lectio for, om der er kommet nye beskeder. Disse modtages så i indbakken i Outlook, og markeres som læst i Lectio.

Afsendelse af SMS og Lectiobeskeder
OutLecSynk kan nemt sende sms og lectiobekeder til elever, lærere, grupper, hold og klasser. Der kan benyttes en række beskedskabeloner, som man selv kan redigere.
Der kan sendes Lectiobeskeder til alle elever uden at skulle tilføje flere grupper (Alle 1. g elever, Alle 2.g …). Lectiobeskeder kan formatteres og der kan nemt indsættes links.
Se video nedenfor for denne funktion.
OBS: det kræver en aftale med en SMS-leverandør at kunne sende SMS. Funktionen er kun tilgængelig for personer med stamdata-rettigheder i lectio.

Mødeindkaldelse
OutLecSynk kan indkalde elever og lærere til en række møder lige efter hinanden.
Fordelen er at OutLecSynk automatisk sender en indkaldelse (ud fra skabelon), rykker mødetiderne med bestemt interval, samt opretter aftalerne i Outlook og Lectio.
Hvis elever indkaldes bliver aftalerne ikke synlige for andre elever i lectio.
Funktionen kan fx anvendes ved indkaldelse til fraværssamtaler eller porteføljesamtaler.

Ledige tider
OutLecSynk kan indsætte en oversigt over ledige mødetidspunkter. Det er specielt nyttigt, når der skal aftales med eksterne parter. Bare tryk på knappen ‘Ledige tider’, når du er ved at skrive en mail.

Datasikkerhed
Med OutLecSynk installeret, kan man markere en mail/aftale som fortrolig. OutLecSynk vil også forsøge automatisk at markere nye mails som fortrolige. Hver 14. dag vil man blive mindet om at slette fortrolige mails/aftaler, og have mulighed for at gennemgå fortrolige mails/aftaler, der er mere end 14 dage gamle, inden de slettes.

Mødeplanlægning
OutLecSynk kan automatisk finde mødetidspunkter, lokaler og vise fælles kalender for et møde man er ved at planlægge i Outlook.

Diverse
OutLecSynk har derudover nogle små effektiviseringsfunktioner, som fx

  • Mulighed for at indtaste lærer-modtagere vha. initialer kopieret fra Excel mm.
  • Sende mails til lærere via Lectio-grupper fx ‘Alle dansk-lærere’
  • Automatisk ’Kære/Hej Peter’ ved nye mails og besvarelse af mails
  • Flettemail-funktion der kan udsende mere personlig mail til mange modtagere med ’Kære Peter’
  • Automatisk opdatering ved nye versioner
  • Sæt hurtigt tidspunkter der matcher moduler i Outlook-aftaler

Video-vejledninger

1 – Introduktion til OutLecSynk (~15 min)

2 – SMS, Lectiobeskeder, Mødeindkaldelse (~5 min)

Bemærk
OutLecSynk understøttes kun af Outlook til Windows. Der synkroniseres kun, når Outlook åbnes på en Windowsmaskine. Det er muligt at anvende en bærbar mac, hvis man har en stationær Windows maskine, hvor man anvender Outlook. Synkroniseringen vil så ske, når Outlook åbnes på Windows-maskinen, mens nye aftaler og beskeder vil overføres til Mac-computeren via o365.

Bestilling
OutLecSynk købes som en årlig skolelicens, der giver adgang for alle som er tilknyttet skolen, med de rigtige Lectio-rettigheder.
Prøveversionen virker i 30 dage efter installationen, og vil efterfølgende blive inaktiv. Du kan bestille en licens ved at sende en mail til eduap@eduap.com med følgende oplysninger:
Skolenavn, adresse, EAN nr., CVR nr., Kontaktperson, Kontakt e-mail.

Programmet vil blive genaktiveret, kort tid efter det er bestilt.

Skolens størrelsePris for årlig licens
0-1000 elever4500,-
1000-2000 elever6500,-
2000+ elever8500,-

Prisen inkluderer vejledning & support via Teams.

FAQ

Er der en manual, hvor jeg kan læse mere?
Når OutLecSynk er installeret kan du åbne indstillinger og klikke på Manual. Se også videoen ovenfor.

Ingen af funktionerne virker mere
Outlook kan finde på at deaktivere tilføjelsesprogrammer. I så fald vil ingen af knapperne virke mere. OutLecSynk aktiveres igen ved at søge på ‘ReaktiverOutLecSynk’ i startmenuen, og derefter køre det lille script.
Alternativt klik Filer | Indstillinger | Tilføjelsesprogrammer | Administrer: ‘Deaktiverede elementer’ | Udfør… sæt flueben for at aktivere ‘Microsoft VBA for Outlook Addin’.

Du bliver spurgt om password til OutLecSynk
Kan opstå i sjældne tilfælde. Bare luk vinduet.

GDPR
Det er ikke nødvendigt med en databehandleraftale for at benytte OutLecSynk. Programmet sender ikke oplysninger til EDUAP. Alt information lagres i Outlook og Lectio.

EDUAP kan ikke på nogen måde tilgå skolens data, da det opbevares i skolens eksisterende systemer, som EDUAP ikke har adgang til. Det er kun i forbindelse med support, at det kan komme på tale, og da kun via overvågning af kunden, da det vil være via teams eller AnyDesk. En fortrolighedserklæring kan her være nødvendig, afhængig af supportens omfang.

Det at data opbevares i skolens egne systemer, betyder ikke, at man ikke skal være opmærksom på mulige problemer. I OutLecSynk er der flere funktioner, der kan hjælpe med at skjule og sikre sletning af fortrolige oplysninger, men hvis man bevidst sætter indstillingerne meget åbent, bliver der overført noter til Lectio-aftaler, som potentielt kan indeholde personoplysninger.

Tidligere versioner

OutLecSynk v. 1.06